Xerox og Unified:Doc

Xerox og Unified:Doc effektiviserer Struer Kommunes dokumenthåndtering
Med dokumenthåndteringssystemet ScanFlowStore integreret til Xerox multifunktions maskiner, har Struer Kommune taget yderligere et skridt hen imod det digitale workflow. Alle medarbejdere i kommunen, har med brug af systemet opnået mulighed for at eliminere en række ressourcekrævende manuelle papir rutiner. Fremover scannes størstedelen af sagsspecifikke dokumenter og almindelige dagligdags papirdokumenter nemt og enkelt via multifunktionsmaskinerne direkte ind i kommunens netværk. De søgbare PDF-filer der skabes, lagres på udvalgte lokationer således, at de altid er knyttet til en relevant sag, afdeling, daglig rutine eller andet. De søgbare filer kan genfindes hurtigt og nemt via Acrobat reader og medarbejderne er fri for tunge genfindingsrutiner og slipper helt for dynger af papir og metervis af unødige ringbind. Da dokumenterne kan lagres som PDF/A, som er det godkendte arkiveringsformat, kan disse i mange tilfælde helt erstatte papiret som kan makuleres.
Alle dokumenter i filformat kan mærkes med et dato-/tidsstempel.
På et senere tidspunkt vil ScanFlowStore blive integreret med SBSYS således at sagsfiler bliver linket til ESDH-systemet i kommunen.

ScanFlowStore hjælper dig med at skabe digitale arkiver simpelt og effektivt, ved at scanne dokumenter direkte til en destination på netværket ved hjælp af Xerox multifunktionsmaskinen

De vigtigste funktioner

Tekst-søgbare PDF filer skabes automatisk og findes nemt og hurtigt igen
Intet bruger-interface (softwaren kører usynligt i baggrunden) så brugeruddannelse er ikke nødvendig
Scan-til-email direkte fra Xerox multifunktionsmaskinen
E-mail notifikation kan sendes til forskellige modtagere når et scan er placeret i en folder
Scan-til-print til øjeblikkelig print på en remote printer
Multiple output tillader scan til forskellige destinationer (folder, remote printer, e-mail, osv) på samme tid
PDF-til-PDF tillader tilføjelse af yderligere scan til eksisterende PDF fil
Dynamiske meta-data giver den korrekte placering og navn til den søgbare PDF fil og dermed logisk indeksering og organisering
Bates stamp (digitalt stempel) for garanti på dokumentets oprigtighed
Barcode processing (tilvalg) dirigerer dokumenter til korrekt destination baseret på information i en barcode printet på et dokument, ideelt til batch-scanning
Scanning til forretningsapplikationer ved hjælp af pre-definerede integrationsmoduler eller via XML

De største udfordringer

Tab af tid og ressourcer grundet utilstrækkelige arkiveringsmetoder
Tab af vigtige dokumenter grundet papirkopier der flyder i kontoret og kan blive fejlarkiveret eller destrueret
Brist i sikkerheden grundet konfidentielle eller følsomme dokumenter der ligger frit tilgængelige i kontoret
Tab af produktivitet hos medarbejdere der bruger tid på at søge i arkiver efter dokumenter
Spild af papir og toner til at producere kopier af dokumenter til kolleger eller kunder
Høje omkostninger til kurérer og faxlinier til distribution af dokumenter

ScanFlowStore er en intuitiv scannings- og arkiverings-løsning der giver mulighed for nemt og hurtigt at skabe digitale arkiver ved at scanne direkte fra Xerox multifunktionsmaskinen